Ungenutzte Google Workspace Lizenzen finden

Eine ungenutzte Google Workspace Lizenz ist eine, die Sie bezahlen und die keine Arbeit leistet: Sie liegt auf einem Konto, das niemand nutzt, auf einem gesperrten Konto oder auf gar keinem Konto. Um sie zu finden, prüfen Sie, was jede Person in den letzten 90 Tagen in Gmail, Drive und Chat tatsächlich getan hat, nicht nur, wann sie sich zuletzt angemeldet hat. Das vergleichen Sie mit der Lizenz, die jedes Konto hat, und mit ihrem Preis. Bei 13,60 € pro Nutzer und Monat für Business Standard summieren sich schon wenige ungenutzte Lizenzen übers Jahr zu echtem Geld.

Warum die letzte Anmeldung nicht reicht

Die Nutzerliste der Admin-Konsole zeigt für jede Person die letzte Anmeldung, gerundet auf etwa „vor 2 Monaten“. Dort schauen die meisten Admins zuerst, und dabei entgeht ihnen die häufigste Art von Verschwendung:

Eine Anmeldung ist keine Nutzung. Ein Postfach, das auf einem Handy offen bleibt, hält die Anmeldung monatelang frisch, während niemand etwas liest oder schreibt.
Sie sagt nichts über die Lizenz. Die Nutzerliste zeigt nicht, was die Lizenz jedes Kontos kostet. Eine verwaiste Business Plus Lizenz sieht genauso aus wie eine verwaiste Starter Lizenz.
Gesperrte Konten fallen als Kosten nicht auf. Google berechnet einen gesperrten Nutzer wie einen aktiven, aber ein gesperrtes Konto wirkt erledigt.

Ob eine Lizenz genutzt wird, zeigt die Aktivität: gesendete E-Mails, erstellte oder bearbeitete Dateien, Chat-Nachrichten. Google erfasst sie pro Nutzer und Tag in den Nutzungsberichten.

Die Aktivität in der Admin-Konsole prüfen

Das geht in jeder Edition und kostet nur Zeit. Menünamen in der Admin-Konsole ändern sich ab und zu; die Berichte selbst gibt es seit Jahren.

Nutzer und letzte Anmeldung auflisten. Öffnen Sie in der Admin-Konsole Verzeichnis > Nutzer. Die Spalte Letzte Anmeldung ist ungefähr und kann einige Stunden bis drei Tage hinterherhinken. Laden Sie die Liste als CSV oder in Google Sheets herunter.
Die Aktivität dazunehmen. Öffnen Sie Berichterstellung > Nutzerberichte > App-Nutzung. Der Bericht zeigt pro Nutzer zum Beispiel Gmail (Web) – Zeitpunkt der letzten Verwendung und Drive – zuletzt aktiv. Der Bericht Konten unter Nutzerberichte zeigt den Kontostatus. Exportieren Sie beide. Dafür brauchen Sie das Administratorrecht Berichte.
Die Lizenz dazunehmen. Notieren Sie für jeden Nutzer, welche Lizenz er hat (auf der Seite des Nutzers unter Lizenzen, oder unter Abrechnung die Summen pro Abo).
Die ungenutzten markieren. Eine Lizenz ist ein Kandidat, wenn es im gewählten Zeitraum keine Aktivität in Gmail, Drive oder Chat gab (90 Tage sind eine übliche Grenze) und das Konto älter als dieser Zeitraum ist. Klären Sie Zweifelsfälle mit der Führungskraft, bevor Sie etwas ändern.
Den Preis dazunehmen. Multiplizieren Sie jede ungenutzte Lizenz mit dem Preis ihrer Edition. Google Workspace Preise zeigt die aktuellen Listenpreise und hat einen Kostenrechner.

Bei zehn Nutzern ist das ein Nachmittag. Bei hundert ist das Zusammenführen dreier Exporte der langsame Teil, und das Ergebnis ist am Tag danach schon veraltet.

Vier Arten ungenutzter Lizenzen

Inaktive Nutzer. Konten ohne echte Aktivität seit Monaten: Ausgeschiedene ohne sauberes Offboarding, Praktikanten, Testkonten, Konten „für alle Fälle“.
Gesperrte Nutzer. Gesperrt, um die Anmeldung zu verhindern, aber voll berechnet.
Sammelpostfächer auf einer bezahlten Lizenz. info@, office@, bewerbung@: Konten, die E-Mails empfangen, aber nie eine Datei erstellen. Eine Google-Gruppe oder ein Alias leistet dasselbe kostenlos.
Lizenzen ohne Nutzer. Im Jahresvertrag Lizenzen, die Sie bezahlen, aber niemandem zugewiesen haben. In der Nutzerliste tauchen sie gar nicht auf; vergleichen Sie die bezahlte Zahl mit der zugewiesenen.

Was Sie mit jeder tun

Archivieren Sie ein Konto, das Sie behalten müssen, etwa Postfach und Dateien ehemaliger Mitarbeitender. Ein archiviertes Konto wechselt auf die günstigere Lizenz für archivierte Nutzer und gibt die volle Lizenz frei. In den Business-Editionen müssen Sie diese Lizenzen unter Umständen erst kaufen; die Admin-Konsole fragt beim Archivieren danach.
Löschen Sie ein Konto, das Sie nicht brauchen, nachdem Sie seine Drive-Dateien und bei Bedarf seine E-Mails an jemand anderen übertragen haben.
Neu vergeben Sie die Lizenz an eine Neueinstellung, statt eine weitere zu kaufen.
Ersetzen Sie ein Sammelpostfach durch eine Google-Gruppe oder einen Alias auf einem anderen Konto und löschen Sie es dann.

Google warnt, dass beim Entfernen einer Lizenz die Daten eines Nutzers verloren gehen können: Im Zweifel archivieren. Wo das alles in der Admin-Konsole geht und was die automatische Lizenzzuweisung ändert, steht im Google Workspace Lizenzmanagement.

Wann die Ersparnis auf der Rechnung ankommt

Im flexiblen Tarif ist eine entfernte Lizenz ab der nächsten Rechnung weg. Im Jahresvertrag können Sie die Zahl der Lizenzen erst zum Verlängerungsdatum senken: Wer Nutzer entfernt, macht Lizenzen sofort für Neueinstellungen frei, die Rechnung sinkt aber erst, wenn Sie mit weniger verlängern. Der beste Zeitpunkt zum Prüfen ist deshalb ein bis zwei Monate vor der Verlängerung, mit Zeit für die Zweifelsfälle.

Admin-Konsole oder Werkzeug?

	Admin-Konsole, von Hand	WorkspaceRadar
Signal	Letzte Anmeldung; Aktivität in separaten Berichten	Aktivität in Gmail, Drive und Chat an mehreren Tagen über 90 Tage
Lizenz und Preis pro Konto	Getrennte Listen, keine Preise	Edition und Kosten jeder ungenutzten Lizenz
Gesperrte Konten, die weiter kosten	Nicht hervorgehoben	Mit ihren Kosten aufgelistet
Bezahlte, nicht zugewiesene Lizenzen	Summen selbst vergleichen	Gezählt, sobald Sie eingeben, wie viele Sie bezahlen
Jahresvertrag oder flexibel	Ihre eigene Rechnung	Jede Ersparnis als „jetzt“ oder „zur Verlängerung“ markiert
Änderungen an Ihrer Domain	Machen Sie selbst	Keine: es liest nur
Kosten	Kostenlos	Der Scan ist kostenlos

Für ein kleines, stabiles Team reicht die Admin-Konsole. Ein Werkzeug lohnt sich, wenn es zu viele Konten für die Handarbeit sind oder wenn Sie die Antwort im nächsten Quartal wieder brauchen.

Ungenutzte Lizenzen kostenlos finden

WorkspaceRadar liest nur, ändert nichts und fragt weder nach E-Mail noch nach Karte.

Häufige Fragen

Wie lange muss ein Nutzer inaktiv sein, bis die Lizenz als ungenutzt gilt? 90 Tage sind die übliche Grenze: lang genug für Urlaub und in den meisten Fällen Elternzeit, kurz genug, um Ausgeschiedene innerhalb eines Quartals zu finden. Wo immer Sie die Grenze ziehen: Prüfen Sie neue, beurlaubte oder nur gelegentlich genutzte Konten, bevor Sie etwas entfernen.

Wird ein gesperrter Nutzer weiter berechnet? Ja. Google berechnet gesperrte Nutzer wie aktive. Archivieren oder löschen Sie das Konto, um nicht mehr für die volle Lizenz zu zahlen.

Sinkt meine Rechnung sofort, wenn ich einen Nutzer entferne? Im flexiblen Tarif ja, ab der nächsten Rechnung. Im Jahresvertrag nein: Die Lizenz bleibt bis zur Verlängerung auf der Rechnung, Sie können sie aber in der Zwischenzeit jemand anderem geben.

Und Gemini-Lizenzen? Seit Januar 2025 ist Gemini in den Business-Editionen enthalten. Manche Organisationen haben noch separate Gemini-Add-on-Lizenzen von davor. Die lohnt es sich genauso zu prüfen: Wer hat eine, und hat er Gemini in den Workspace-Apps genutzt?

Quellen: die Google Workspace Admin-Hilfe zu Nutzerberichte: App-Nutzung, Nutzerberichte: Konten und Letzte Anmeldung der Nutzer ansehen.