Google Workspace Lizenzmanagement

Jede Person, die Google Workspace nutzt, braucht eine Lizenz: eine pro Nutzer und Dienst, nicht teilbar. Zugewiesen und entfernt werden Lizenzen in der Admin-Konsole unter Abrechnung und Verzeichnis > Nutzer, einzeln oder automatisch für alle. Was eine Lizenz kostet und wann ihr Entfernen die Rechnung senkt, hängt vom Tarif ab: Im flexiblen Tarif ist eine entfernte Lizenz ab der nächsten Rechnung weg, im Jahresvertrag erst zur Verlängerung. Gutes Lizenzmanagement ist vor allem eine Routine: bezahlte Lizenzen mit zugewiesenen vergleichen, zugewiesene mit genutzten.

So funktionieren Google Workspace Lizenzen

• Eine Lizenz pro Nutzer. Google schreibt ausdrücklich, dass mehrere Nutzer eine Lizenz nicht gemeinsam verwenden können, auch wenn niemand alle Tools nutzt.
• Eine Lizenz pro Dienst. Ein Nutzer kann Lizenzen für mehrere Dienste haben, etwa eine Workspace-Edition und ein Add-on. Die Lizenz einer Edition deckt die darin enthaltenen Dienste ab.
• Mehrere Abos heißt: von Hand zuweisen. Haben Sie nur einen nutzerbasierten Dienst gekauft, bekommen alle automatisch dessen Lizenz. Bei mehreren Abos, etwa zwei Editionen oder Edition plus Add-on, legen Sie fest, wer welche bekommt.
• Manche Lizenzen schließen sich aus. Googles Beispiel: Wer Business Starter hat, kann nicht zusätzlich Business Standard zugewiesen bekommen.
• Nicht jedes Konto braucht eine volle Lizenz. Ehemalige Mitarbeitende können auf eine Lizenz für archivierte Nutzer wechseln, die ihre Daten günstiger aufbewahrt; Konten, die sich nur anmelden müssen, können eine Cloud Identity-Lizenz nutzen.

Bei 6,80 € bis 21,10 € pro Nutzer und Monat für die Business-Editionen im Jahresvertrag ist eine Lizenz, die nichts tut, ein laufender Kostenpunkt. Google Workspace Preise zeigt die aktuellen Preise und hat einen Kostenrechner.

Wo Sie Lizenzen in der Admin-Konsole verwalten

Für Lizenzeinstellungen brauchen Sie das Recht Lizenzverwaltung, für die Verlängerung eines Abos das Recht Abrechnungsverwaltung.

Automatische Lizenzzuweisung: bequem und leicht vergessen

Ist die automatische Lizenzzuweisung aktiv, bekommt jeder Nutzer ohne Lizenz für das gewählte Abo eine, ebenso jedes später angelegte Konto. Das kann bis zu 24 Stunden dauern, gilt immer nur für ein Abo zugleich, und Organisationseinheiten können eigene Einstellungen haben.

Das spart bei jeder Neueinstellung einen Klick. Es heißt aber auch: Jedes angelegte Konto, auch info@, ein Testkonto oder ein befristeter Dienstleister, belegt eine bezahlte Lizenz, ohne dass es jemand entschieden hat. Und solange die automatische Zuweisung aktiv ist, lässt sich die Lizenz eines einzelnen Nutzers nicht von Hand entfernen.

Wenn Sie sie nutzen, prüfen Sie neue Konten regelmäßig. Wenn nicht, weisen Sie Lizenzen bewusst beim Anlegen eines Nutzers zu.

Eine Lizenz an jemand anderen weitergeben

Eine Lizenz lässt sich nicht direkt von einer Person auf eine andere übertragen. Entfernen Sie sie beim ersten Nutzer und weisen Sie sie dann dem zweiten zu. Bis eine entzogene Lizenz wieder zugewiesen werden kann, können bis zu 24 Stunden vergehen.

Klären Sie vorher, was mit den Daten passiert: Google warnt, dass beim Entfernen der Lizenz die Daten eines Nutzers verloren gehen können. Um Mails und Dateien ehemaliger Mitarbeitender zu behalten, archivieren Sie das Konto. Es wechselt dann auf die günstigere Lizenz für archivierte Nutzer und gibt die volle Lizenz frei.

Für Add-ons gelten eigene Regeln: Wer eines mitten im Monat entfernt oder neu zuweist, zahlt unter Umständen den ganzen Monat oder sogar zwei Lizenzen für diesen Monat.

Lizenzen reduzieren: flexibler Tarif und Jahresvertrag

Im flexiblen Tarif senken Sie die Lizenzzahl nicht direkt: Sie löschen die Nutzer, die keine Lizenz mehr brauchen, und jede Löschung senkt die monatliche Zahlung. Archivieren statt löschen behält die Daten auf der günstigeren Lizenz.

Im Jahresvertrag (bei Google „Jahrestarif“) zahlen Sie ein Jahr lang für die vereinbarte Zahl an Lizenzen und können nicht mehr zuweisen, als Sie gekauft haben. Nutzer zu entfernen macht Lizenzen für Neueinstellungen frei, die Zahlung bleibt aber bis zur Verlängerung gleich. Um ab der nächsten Laufzeit für weniger zu zahlen:

1. Öffnen Sie unter Abrechnung > Abos Ihr Abo.
2. Klicken Sie neben Verlängerungsoptionen auf Ändern und wählen Sie Meinen Vertrag automatisch mit weniger Lizenzen verlängern.
3. Löschen Sie vor dem Verlängerungsdatum die Konten, für die Sie nicht mehr zahlen wollen, oder stellen Sie sie auf eine Lizenz für archivierte Nutzer oder eine Cloud Identity-Lizenz um.

Am Verlängerungsdatum verlängert Google das Jahresabo für die Zahl der Nutzerkonten, die an diesem Tag vorhanden sind. Die Wochen vor der Verlängerung entscheiden also über die Rechnung des nächsten Jahres.

Eine Routine für das Lizenzmanagement

Ein kurzer Check im Monat und ein gründlicher vor jeder Verlängerung finden den Großteil der Verschwendung:

1. Bezahlt oder zugewiesen? Vergleichen Sie, für wie viele Lizenzen Sie zahlen und wie viele zugewiesen sind. Im Jahresvertrag ist die Differenz Geld für niemanden.
2. Zugewiesen oder genutzt? Prüfen Sie für jeden lizenzierten Nutzer die tatsächliche Aktivität in Gmail, Drive und Chat der letzten 90 Tage, nicht nur die letzte Anmeldung. How to find unused Google Workspace licenses (auf Englisch) zeigt, wie.
3. Gesperrte Konten. Google berechnet gesperrte Nutzer wie aktive. Archivieren oder löschen.
4. Sammelpostfächer. info@ oder office@ auf einer bezahlten Lizenz lassen sich meist durch eine Google-Gruppe oder einen Alias ersetzen.
5. Neue Konten. Bei aktiver automatischer Zuweisung: Was wurde seit dem letzten Mal angelegt?
6. Die Edition. Passen der gemeinsame Speicher und die Meet-Anforderungen der Organisation in eine kleinere Edition, wirkt der Wechsel bei jeder Lizenz.
7. Vor der Verlängerung. Klären Sie die Liste ein bis zwei Monate vorher und verlängern Sie mit der Zahl, die Sie brauchen.

Lizenzmanagement-Software oder Admin-Konsole?

Klassische Lizenzmanagement-Software (Software Asset Management) verwaltet Lizenzen vieler Hersteller und lohnt sich, wenn Sie Dutzende Programme im Blick behalten müssen. Für Google Workspace allein reicht die Admin-Konsole, um Lizenzen zuzuweisen und zu entfernen. Was sie nicht zeigt, ist die Verbindung von beidem: wer seine Lizenz wirklich nutzt und was jede ungenutzte kostet. Dafür müssen Sie Nutzerliste, Nutzungsberichte und Preise selbst zusammenführen, oder ein Werkzeug tut es für Sie.

Ungenutzte Lizenzen kostenlos finden

WorkspaceRadar liest nur, ändert nichts und fragt weder nach E-Mail noch nach Karte.

Häufige Fragen

Können zwei Personen eine Google Workspace Lizenz teilen? Nein. Google schreibt, dass eine einzelne Lizenz nicht von mehreren Nutzern gemeinsam verwendet werden kann. Für eine gemeinsame Adresse eignet sich eine Google-Gruppe oder ein Alias statt eines geteilten Kontos.

Werden beim Entfernen einer Lizenz die Daten des Nutzers gelöscht? Das kann passieren: Google warnt, dass Daten verloren gehen können. Archivieren Sie das Konto, um sie zu behalten, oder übertragen Sie Dateien und Mails vor dem Löschen.

Warum kann ich eine frei gewordene Lizenz nicht sofort neu vergeben? Nach dem Entziehen kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis sich die Lizenz wieder zuweisen lässt.

Kann ich im Jahresvertrag während der Laufzeit Lizenzen reduzieren? Sie können Nutzer entfernen, zahlen aber bis zur Verlängerung für die vereinbarte Zahl. Stellen Sie das Abo auf Verlängerung mit weniger Lizenzen und reduzieren Sie die Konten vor dem Verlängerungsdatum.

Was ist der Unterschied zwischen sperren, archivieren und löschen? Sperren blockiert die Anmeldung und kostet weiter eine volle Lizenz. Archivieren behält die Daten auf der günstigeren Lizenz für archivierte Nutzer. Löschen entfernt das Konto samt Lizenz, nachdem Sie übertragen haben, was Sie behalten müssen.

Quellen: die Google Workspace Admin-Hilfe zur Lizenzierung, zum Zuweisen und Entfernen von Lizenzen und zum Reduzieren von Lizenzen.